POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
IDENTIFICACIÓN CORPORATIVA
Nombre: Ingeniería Asistida por Computador IACEC - S.A.S.
Dirección: Quito, Avenida Simón Bolívar # Lote 90
Correo Electrónico: www.iac.com.ec
OBJETIVO
Definir criterios para la recolección, almacenamiento, disposición, circulación y supresión de datos personales, tratados por Ingeniería Asistida por Computador IACEC - S.A.S
ALCANCE
La presente política aplica para toda aquella información personal, depositada en las bases de datos de la Compañía Ingeniería Asistida por Computador IACEC - S.A.S., quien interviene en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales recolectados.
OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Ingeniería Asistida por Computador - IAC S.A.S.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Ingeniería Asistida por Computador IACEC - S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el RUC 1793225157001 con domicilio principal en Quito, Avenida Simón Bolívar # Lote 90 Página www.iac.com.ec
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento que realizará Ingeniería Asistida por Computador IACEC S.A.S., con la información personal será la siguiente: Suministrar detalles sobre nuestros productos y servicios, Comunicar información sobre seminarios, talleres y demás servicios de IAC, Medir la calidad de nuestros servicios y productos Generar informes o estadísticas internas. Difundir información de tipo comercial, publicitaria o promocional sobre nuestros productos y/o servicios, con el fin de impulsar, invitar, dirigir y ejecutar nuestro despliegue publicitario. Las anteriores actividades se podrán realizar a través de correo electrónico, dispositivo móvil (celular) o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación.
GENERALIDADES Y CONSIDERACIONES
De conformidad con la ley 1581 de 2012, modificada por el decreto reglamentario 1377 del 2013, el dato personal es cualquier información que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables tales como el nombre, la edad, el sexo, estado civil, domicilio, etc.
Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico y ser tratado de forma electrónica o manual.
La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:
a. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”
b. Dato semiprivado: “Es semiprivado, el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008”
c. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o la Constitución política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los datos relativos al estado civil de las personas”
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías de datos personales:
d. Datos Sensibles: “Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derecho humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos”.
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos sensibles con excepción de los siguientes casos:
- Cuando el Titular otorga su consentimiento.
- El tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentra jurídica o físicamente incapacitado
- El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares en razón de su finalidad.
- El tratamiento se refiera a datos que sea necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
- El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares
e. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Igualmente en la ley 1581 de 2012 dice: “Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás”.
La ley, igualmente, define los siguientes roles:
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Ingeniería Asistida por Computador – IAC S.A.S., en adelante IAC, de acuerdo con la Ley, es responsable del tratamiento de datos personales.
Corresponde tanto a las directivas de IAC S.A.S., así como a sus colaboradores y terceros contratistas, cumplir con la norma contenida en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Las normas legales relacionadas con el tratamiento de Datos Personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de Datos Personales.
OTRAS DEFINICIONES.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten, en Bases de Datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable.
Titular: Es la persona física natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Las presentes políticas se aplicarán al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las políticas al Responsable y/o Encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en estas políticas de Datos Personales, se aplicarán a cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia de IACEC S.A.S., bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del Tratamiento.
DESTINATARIOS
Las presentes políticas se aplicarán y por ende obligará a las siguientes personas:
- Todo el personal interno deIAC S.A.S., que custodien y traten bases de datos que contengan Datos Personales.
- Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios aIAC S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier Tratamiento de Datos Personales.
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La protección de Datos Personales en IAC S.A.S., estará sometida a los siguientes principios, establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y sus decretos reglamentarios.
- Libertad: el Tratamiento de Datos Personales al interior deIAC S.A.S., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del Titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.
- Legalidad: el Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad del Dato Personal: el Tratamiento de Datos Personales, debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular del Dato Personal tal, y como lo establece la Ley 1581 y su Decreto Reglamentario.
- Veracidad o calidad del Dato Personal: los Datos Personales recolectados porIAC S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
- Transparencia: en el Tratamiento de Datos Personales se garantizará el derecho del Titular del Dato Personal a obtener y conocer del Responsable y/o Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
- Pertinencia del Dato Personal: en la recolección de los Datos Personales por parte deIAC S.A.S. se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la Base de Datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de Datos Personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
- Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que recolecte o trateIAC S.A.S. serán usados por solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el Titular del Dato Personal.
Los Datos Personales bajo custodia de IAC S.A.S., no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley. - Temporalidad: agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el Dato Personal,IAC S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes. Para tal fin, se tendrán en cuenta las obligaciones de Ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
- Seguridad:IAC S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los Datos Personales.
- Confidencialidad:IAC S.A.S. y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de todos los datos, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
- Protección especial de Datos Sensibles:IAC S.A.S. no recolectará ni tratará Datos Personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del Titular y en aquellos casos de Ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal o datos de las comunidades que se intervienen para la finalidad de su desarrollo social, serán protegidos a través de altas medidas de seguridad.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares que se encuentren contenidos en alguna de las Bases de Datos Personales o archivos de IAC S.A.S., tendrán los siguientes derechos:
- Acceder de forma gratuita y obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada aIAC S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Actualizar y Rectificar sus Datos Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación por ser inexactos, incompletos o inexistentes.
- Cancelar o suprimirlos sus Datos Personales cuando estos sean excesivos, no pertinentes, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones o exigidos por la Ley.
- Presentar quejas y reclamos o ejercer acciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para la protección de sus datos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
- Deberes para los Responsables del Tratamiento.
IAC S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de2013, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular de Datos
c) Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular de los Datos Personales sobre el uso dado a los mismos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos Personales.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio o la autoridad competente sobre la materia.
- Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales.
Los Encargados del Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data..
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento..
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5)días hábiles contados a partir de su recibo..
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas políticas, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de Datos Personales..
g) Registrar en la Base de Datos la Leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, respecto de aquellas quejas Reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales. .
h) Insertar en la Base de Datos la Leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal..
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella..
k) Informar a· la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares..
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IAC S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular de Datos Personales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de2013, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular de Datos
c) Informar debidamente al Titular de Datos Personales sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en estas políticas.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular de los Datos Personales sobre el uso dado a los mismos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos Personales.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio o la autoridad competente sobre la materia.
Los Encargados del Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data..
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento..
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5)días hábiles contados a partir de su recibo..
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas políticas, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de Datos Personales..
g) Registrar en la Base de Datos la Leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, respecto de aquellas quejas Reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales. .
h) Insertar en la Base de Datos la Leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal..
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013..
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella..
k) Informar a· la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares..
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.